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    Hex Matrix
    • 03 Mar 2025
    • 11 Minutos para leer
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    Hex Matrix

    • Actualizado en 03 Mar 2025
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    Resumen del artículo

    隆Bienvenido a Claim.MD! 
    Siga cuidadosamente cada uno de los pasos que se indican a continuaci贸n en esta gu铆a de inicior谩pido.
    Si necesita ayuda, abra una Support Ticket con nuestro equipo de soporte.

    Getting Started - Creating an Account

    Before you create an account, make sure you have the following on hand:

    • The business or account owner will need to create the account.
    • A valid form of U.S. identification, and a computer or phone with a camera.
    • A credit card, or valid EFT routing # and checking account information.
    • Up-to-date contact information in the NPPES database for any providers you'll be billing for. Make sure to let them know to expect a call from Claim.MD.

    Paso uno: agregar usuarios



    Cada persona que tenga acceso a Claim.MD, o que necesite hablar con nuestro equipo de soporte, necesitar谩 sus propias credenciales de inicio de sesi贸n. 

    En el men煤 de la izquierda, haga clic en Administrar usuarios.
    Tenga en cuenta que debe tener privilegios administrativos para acceder al men煤 Administrar usuarios .

    1. En primer lugar, seleccione un tipo de usuario: 
      • Los usuarios administrativos pueden controlar todo el acceso al sistema, incluida la adici贸n o eliminaci贸n de usuarios y sus privilegios.
      • Los usuarios est谩ndar pueden estar limitados para acceder a 谩reas espec铆ficas del sistema.
      • Elegibilidad: Solo los usuarios pueden ejecutar beneficios y elegibilidad y pueden limitarse a un NPI espec铆fico.
      • Los usuarios de Contabilidad/Facturas solo pueden ver las facturas de Claim MD, as铆 como realizar pagos o cambiar el m茅todo de pago de Claim.MD servicios.
    2. Siguiente clic .
    3. Deber谩 completar como m铆nimo el nombre de contacto y la direcci贸n de correo electr贸nico de un nuevo usuario.
    4. Revise los privilegios de acceso disponibles para ellos.
    5. Una vez que haga clic en   , enviaremos un correo electr贸nico con un enlace de configuraci贸n a la direcci贸n de correo electr贸nico proporcionada. El nuevo usuario deber谩 seguir ese enlace para seleccionar un nombre de usuario y una contrase帽a.

    Adici贸n de usuarios - M谩s informaci贸n

    Para obtener m谩s informaci贸n sobre c贸mo agregar usuarios, visite el art铆culo Manage Users . 

    Configuraci贸n de la cuenta de proveedor

    Si desea cambiar el acceso de proveedor a su cuenta, encontrar谩 opciones para ajustar el nivel de acceso otorgado a los proveedores en la p谩gina Configuraci贸n de la cuenta. Estos son los pasos:

    1. Vaya a Configuraci贸n > pesta帽a Configuraci贸n de la cuenta . 
    2. Despl谩cese hacia abajo hasta la secci贸n Configuraci贸n del proveedor y haga clic en el men煤 desplegable Acceso del proveedor. 
    3. Seleccione la configuraci贸n de acceso que desea permitir a su proveedor.  Estas son las opciones de configuraci贸n del proveedor:
      1. Sin acceso : el proveedor no tiene acceso a los datos de reclamaci贸n ni a los tickets de soporte, y Claim.MD no incluir谩 a este proveedor en el problema de soporte.
      2. Acceso limitado: el proveedor no tiene acceso a los datos de reclamaciones ni a los tickets de soporte a menos que Claim.MD solicite directamente la asistencia.
      3. Todo el soporte : el proveedor puede ver todos los tickets de soporte y los datos de reclamaci贸n asociados.
      4. Acceso completo : el proveedor tiene acceso completo, puede ver todos los datos de la reclamaci贸n y tiene acceso administrativo a la cuenta

    Paso dos - Inscripci贸n de proveedores


    Algunos pagadores requerir谩n inscripci贸n antes de que pueda presentar reclamaciones electr贸nicas. Este segmento le mostrar谩 c贸mo completar r谩pidamente estos pasos de inscripci贸n.

    M谩s informaci贸n
    Tenga en cuenta que debe tener una credencial con un pagador antes de completar las inscripciones dentro de Claim.MD. P贸ngase en contacto con el "soporte para proveedores" de los pagadores para obtener orientaci贸n sobre los pasos para acreditar con ellos.

    En el men煤 de la izquierda, haga clic en Inscripci贸n de proveedores.

    Agregar proveedores

    1. Cada organizaci贸n por la que facture deber谩 agregarse a Claim.MD. Si no ve la informaci贸n de su organizaci贸n en la lista, haga clic en   .
    2. Ingresa tu NPI y n煤mero de identificaci贸n fiscal.
      Los proveedores at铆picos (aquellos que no est谩n obligados a tener un NPI) pueden dejar el NPI en blanco.
    3. La pantalla de informaci贸n del proveedor se utilizar谩 para completar autom谩ticamente cualquier documentaci贸n de inscripci贸n pr贸xima. Una vez que haya verificado que la informaci贸n es precisa en esta ventana emergente, guarde el registro del proveedor.

    Pending Approval

    When a provider record requires additional approval, a "Pending Approval" indicator will appear on the provider enrollment screen (see screenshots below). This indicates that a verification request has been initiated and an automated phone verification message will be sent to the contact information on file with NPPES. The designated contact must confirm or decline the request to proceed.

    The approval request is sent to the provider鈥檚 registered contact in the NPPES database. It is important to ensure that this contact information is current and that someone is available to respond. If the approval is confirmed, the enrollment process will continue, and the necessary documents will be processed and submitted. Until the approval is received, the enrollment will remain in a pending state.

    If the group is listed first and all NPIs share the same tax ID, the robocaller will contact the group's authorized official only once. If NPIs have different tax IDs, each will receive a separate call. To avoid multiple calls, it is highly recommended to list the group NPI first.

    PLEASE NOTE
    Users can still proceed with completing and submitting all enrollments even while the "Pending Approval" marker is on the account. However, the enrollment documents will not be submitted from our system until that approval is received.

    Inscripci贸n para la presentaci贸n de reclamaciones

    Ahora revisemos qu茅 pagadores requieren inscripci贸n antes de presentar reclamos y c贸mo configurar notificaciones de pago electr贸nico.

    1. Haga clic en el nombre del proveedor para revisar las inscripciones espec铆ficas para este proveedor.
      Los pagadores comunes para el estado de su proveedor se mostrar谩n de forma predeterminada, pero puede usar el cuadro de b煤squeda para buscar cualquier pagador espec铆fico al que facturar谩.
    2. Revise la columna de reclamaciones para determinar si se requiere inscripci贸n para enviar a un seguro determinado.
      Si presenta reclamaciones institucionales o UB-04 , cambie el men煤 desplegable de arriba.
      • No se requiere inscripci贸n significa que puede comenzar a enviar reclamaciones electr贸nicas a este pagador de inmediato.
      • No disponible significa que el pagador no admite este tipo de reclamaci贸n. 
      • Si se muestra Inscripci贸n requerida , se deber谩n completar pasos adicionales antes de poder enviar reclamaciones electr贸nicas a este pagador.

        • Al hacer clic en el bot贸n   , se le solicitar谩n instrucciones para completar los pasos de inscripci贸n a trav茅s de un portal de inscripci贸n externo o con la documentaci贸n precargada que debe completar.

        • Cuando se den las instrucciones, aseg煤rese de seguir cada paso cuidadosamente. Una vez completados esos pasos, haga clic en el bot贸n para finalizar la solicitud de inscripci贸n.

        • Cuando se muestre la documentaci贸n, revise cuidadosamente los formularios y las casillas prellenadas. Puede hacer ajustes a estos formularios antes de enviarlos. Es posible que algunos campos obligatorios est茅n resaltados para que los complete, por ejemplo, es posible que se requiera una firma.
          En la mayor铆a de los casos, podemos enviar estos formularios por correo o fax . Si se requieren pasos adicionales, es posible que se muestren estas instrucciones despu茅s de enviar el formulario.

    Inscripci贸n para ERA

    Ahora que nos hemos inscrito para la presentaci贸n de reclamaciones, configuremos el Aviso de Remesas Electr贸nicas, o E.R.A. ERA, que es la forma en que el pagador le env铆a un resumen electr贸nico de lo que se pag贸 en las reclamaciones que ha presentado. Si su software de facturaci贸n admite la publicaci贸n autom谩tica de pagos, deber谩 configurar ERA para cada pagador para que tenga los datos necesarios para completar este proceso.

    • En la p谩gina de inscripci贸n de proveedores, la columna ERA le dar谩 instrucciones para activar ERA.
      • Inscripci贸n r谩pida : significa que podemos enviar una solicitud de inscripci贸n en l铆nea sin papeleo ni pasos adicionales.
      • Inscripci贸n autom谩tica : significa que el pagador devuelve autom谩ticamente su resumen de remesa al env铆o de la reclamaci贸n.
      • Al igual que las inscripciones de reclamos, Inscripci贸n requerida para ERA tendr谩 instrucciones para inscribirse en l铆nea con el pagador o formularios precargados que deben enviarse.

    Inscripci贸n para la elegibilidad

    Por 煤ltimo, querremos activar la elegibilidad para cualquier pagador para el que queramos verificar los beneficios y la elegibilidad. Use la columna Elegibilidad para activar esta opci贸n.

    Tercer paso - Presentaci贸n de reclamaciones

    File transfer to a Practice Management System or other software can also be accomplished using the API. Users have the ability to generate their own API Account Key, which must be obtained, copied, and entered into the desired Practice Management System.

    To generate this key:

    Navigate to the Settings page. Click the Account Settings tab.

    1. Scroll down to the the API Key (Account Key) section, click the    button (see image below). 
    2.  Enter the same Claim.MD password used to login to the Claim.MD system. Click   button. 
    3. The API will display. If needed. copy the API Key using the clipboard icon to transfer it to the Practice Management System or other system.
      Ensuring proper handling and security of this password is crucial.

    To Delete an API Key:

    If the API Key is lost, the current one will have to be deleted and another one would have to be generated and entered into the PMS or other software system. 

    1. In Settings > Account Settings, scroll down to the API Key (Account Key) section and click the    button. 
    2.  Enter your Claim.MD account password and select the    button.
    3. The window should display Success-Removed API Key. Close this window. 
    4. Scroll back down to the API Key (Account Key) section and the    button is now available if a new API Key needs to be created (see steps above).

    Configuraci贸n de aprobaci贸n de transmisi贸n

    Tenga en cuenta que, de forma predeterminada, todas las reclamaciones est谩n configuradas para ser aprobadas por un usuario en la p谩gina de Manage Claims antes de ser transmitidas. Recomendamos mantener esta configuraci贸n habilitada para al menos los primeros env铆os de reclamaciones para garantizar la precisi贸n de los datos despu茅s de que se hayan directly entered, uploaded from a batch fileo transferidos desde otro sistema (SFTP o API). 

    Sin embargo, si no se necesita una aprobaci贸n final antes de la transmisi贸n, esta funci贸n se puede desactivar en Configuraci贸n > Account Settings. Simplemente anule la selecci贸n de la casilla de verificaci贸n Transmitir aprobaci贸n requerida. 

    Si esta configuraci贸n est谩 deshabilitada, las notificaciones v谩lidas se marcar谩n para su transmisi贸n inmediatamente. 

    M谩s informaci贸n
    Solo los usuarios administrativos tienen acceso a la pesta帽a Account Settings .

    Configuraci贸n de la API en la matriz hexadecimal

    Una vez que hayas adquirido con 茅xito la clave API de Claim.MD, ponte en contacto con el equipo de soporte de Hex Matrix en customer@hexmatrix.net para compartir la clave API de forma segura. Esto les permitir谩 establecer la conexi贸n entre Hex Matrix y Claim.MD.

    Presentaci贸n de reclamaciones en matriz hexadecimal

    1. Vaya a Visitas pendientes en el men煤 de navegaci贸n de la izquierda.
    2. Seleccione las visitas que desea enviar a su cuenta de Claim.MD para su facturaci贸n y agr茅guelas a la vista previa haciendo clic en Agregar a la vista previa de visitas. 
    3. Despu茅s de seleccionar las visitas, haga clic en Revisar visitas para ir al siguiente paso.
    4. En la pantalla de Vista previa de visitas tendr谩s la oportunidad de revisar todas las visitas que se enviar谩n a tu cuenta Claim.MD. 
    5. Una vez que todo se vea bien, haga clic en Crear reclamaciones para ir a la pantalla "Vista previa de reclamaciones":
    6. Desde la pantalla "Vista previa de reclamaciones", podr谩 revisar y aprobar la informaci贸n de la reclamaci贸n antes de transmitirla electr贸nicamente a su cuenta Claim.MD. 
    7. Una vez que haya revisado los detalles de la reclamaci贸n, haga clic en Enviar facturaci贸n para transmitir la informaci贸n de la reclamaci贸n a su cuenta Claim.MD.

    Recepci贸n y visualizaci贸n de ERA (Aviso de Remesas Electr贸nicas):

    Se puede acceder a las ERA a trav茅s de "Historial de facturaci贸n", en la pesta帽a ERA . Esta secci贸n tendr谩 un registro de todas las ERAs recibidas en su cuenta Claim.MD. Se puede obtener una ERA espec铆fica siguiendo estos pasos:

    1. Abrir historial de facturaci贸n
    2. Seleccione la pesta帽a ERA
    3. Localice y descargue el informe requerido

    Otros art铆culos importantes

    Una vez completados los pasos anteriores, es muy recomendable revisar los siguientes art铆culos para familiarizarse con las funcionalidades y caracter铆sticas del resto del software Claim.MD.

    Art铆culos para todos los usuarios

    Inscripci贸n de proveedores

    Art铆culo para leer: Provider Enrollment.

    Informaci贸n m谩s detallada sobre el proceso de inscripci贸n de proveedores. 

    Gestionar reclamaciones

    Art铆culo a leer: Manage Claims. 

    Comprenda c贸mo administrar las reclamaciones que requieren su atenci贸n, como las reclamaciones rechazadas (ya sea de Claim.MD, EDI de terceros o pagadores), las confirmaciones de reclamaciones faltantes, la ERA faltante y los recordatorios. Puede hacer todo esto en la p谩gina Administrar reclamaciones . 

    Recibir efectividad

    Art铆culo a leer: View ERA. 

    Si est谩 utilizando Claim.MD para ERA, aseg煤rese de que su inscripci贸n se haya enviado con cada pagador. Las inscripciones en ERA generalmente se procesan entre 3 y 30 d铆as. Comun铆cate con el pagador si no vas a recibir tu ERA en este momento. La p谩gina Ver ERA es donde puede ver las transmisiones de ERA de sus pagadores.

    Elegibilidad

    Art铆culo a leer: Eligibility. 

    Informes

    Art铆culo a leer: Reporting. 

    Los informes le permiten ver una descripci贸n general de todo el historial anterior. 

    Buscar

    Art铆culo a leer: Search. 

    Es posible que tenga que buscar reclamaciones que ya se hayan transmitido y que no est茅n en la p谩gina Administrar reclamaciones . Puede hacerlo en la p谩gina de b煤squeda .  

    Ver/Pagar facturas

    Art铆culo a leer: View/Pay Invoices. 

    Aqu铆 es donde su organizaci贸n realizar谩 pagos y revisar谩 las tarifas de servicio para Claim.MD.

    Tickets de soporte

    Art铆culo para leer: Support Tickets. 

    Es posible que tengas que ponerte en contacto con el servicio de asistencia en un problema relacionado con Claim.MD. Hay atajos convenientes para los boletos desde el formulario de reclamo, la p谩gina Ver ERA y la pantalla de Elegibilidad que adjuntar谩n autom谩ticamente su ejemplo al boleto. Tambi茅n puede enviar un ticket de ERA general o faltante a trav茅s de la p谩gina Tickets de soporte .

    Art铆culos para usuarios administrativos

    Art铆culo a leer: Manage Users. 

    Art铆culos para leer:

    Need Help Menu

    To locate the Quickstart Guide and other articles in the Knowledgebase, follow these steps:

    1. Click on the "Need Help" menu at the bottom left of your screen.
    2. Choose either the Quickstart Guide link or the Knowledgebase link from the menu.

    The Knowledgebase encompasses comprehensive documentation and videos covering various aspects of Claim.MD, including claim management, ERA viewing, search functionality, reporting, and more.


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